Zo lees je een vacaturetekst

Neem een gewone vacature voor een operationeel coördinator. Er wordt iemand gezocht die ‘eigenaar wordt van het wekelijkse planningsproces’, ‘fouten in leveranciersfacturen terugdringt’, ‘de teamleider ondersteunt bij rapportages’ en ‘de gedeelde schijf bijhoudt’. Sterke spreadsheetvaardigheden zijn vereist, ervaring met een bepaald boekhoudpakket heeft de voorkeur. Halverwege staat ‘oog voor detail’ er voor de tweede keer. Onderaan staat een alinea over een dynamische cultuur waarin samenwerking centraal staat, die bij elk bedrijf ter wereld zou kunnen horen.

De meeste mensen lezen zo’n vacature één keer, besluiten of ze ‘voldoen’ en solliciteren of gaan verder. Een betere lezer ziet dat dit eigenlijk twee banen zijn die aan elkaar zijn genaaid. Eigenaar zijn van een planning en factuurfouten terugdringen zijn verantwoordelijkheden met gevolgen; ondersteunen en bijhouden zijn klusjes. Het herhaalde ‘oog voor detail’ naast ‘fouten terugdringen’ doet vermoeden dat iemand onlangs flink last heeft gehad van fouten. En het gewenste boekhoudpakket geeft een hint over waar die fouten zijn gemaakt. In drie minuten weet je meer over wat deze manager wil dan de functietitel je ooit zal vertellen.

Waar je op let

Een vacature is een compromis. Hij is geschreven om goede kandidaten aan te trekken, om aan de eisen van HR en de wet te voldoen, en om een functie te beschrijven die misschien nog vorm krijgt. Een vacature goed lezen betekent de echte behoeften van het team scheiden van de standaardtekst, en opmerken wat er is weggelaten.

Lees hem twee keer, telkens met een ander doel. De eerste keer is praktisch: de functietitel, de locatie of de remote-regeling, het soort contract en het salaris als dat vermeld staat. Valt de baan op een van die punten voor jou af, stop dan daar. De tweede keer gaat over de inhoud, en de inhoud zit in de werkwoorden. Een functie die een afdeling ‘ondersteunt’ is een andere baan dan een functie die ‘eigenaar is’ van een resultaat, en ‘lanceren’, ‘onderhouden’, ‘onderhandelen’ en ‘opschonen’ beschrijven elk een ander soort week.

De meeste vacatures mengen essentiële eisen en extra’s in één lijst. Woorden als ‘vereist’, ‘moet’ en ‘minimaal’ markeren de essentiële eisen; ‘pré’, ‘een pluspunt’ en ‘bij voorkeur’ markeren de extra’s. Punten die als eerste staan of terugkomen, wegen meestal het zwaarst. Sluit jezelf niet uit vanwege een extra. Heel wat mensen die worden aangenomen, vinken niet elk vakje aan, en als je de meeste essentiële eisen en een deel van de extra’s dekt, verdient de baan een zorgvuldige sollicitatie.

Doe een stap terug en vraag je af wat voor persoon de hele lijst beschrijft. Vaak komt het neer op één zin: iemand die goed thuis is in een bepaalde tool, iemand die goed zelfstandig werkt, iemand die zich op zijn gemak voelt tegenover klanten. Schrijf die zin op, want je sollicitatie moet duidelijk maken dat jij die persoon bent. Ook de toon helpt. Taal over snelheid, eigenaarschap en verandering wijst op het ene soort werkplek; taal over zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en processen op een ander. Geen van beide is beter, maar het ene zal beter bij je passen.

Ontbrekende details zijn ook informatie. Staat er niet in de vacature of de baan remote, hybride of op locatie is, vraag het dan. Ontbreekt het salaris, kijk dan of de werkgever gewoonlijk salarisschalen deelt en wees klaar om de vraag vroeg te stellen. Een heel korte vacature voor een seniorfunctie, of een lange lijst eisen voor een instapfunctie, wijst vaak op verwachtingen die niet kloppen.

Controleren en gebruiken

Controleer, voordat je een avond in een sollicitatie steekt, of de functie echt bestaat. Ga naar de eigen carrièrepagina van de werkgever en zoek daar dezelfde vacature, en kijk ook even voor welke andere functies het bedrijf werft, want meerdere vacatures binnen één afdeling wijzen erop dat die groeit. Elke vacature in het vacatureoverzicht linkt terug naar de eigen vacature van de werkgever, zodat je het origineel kunt controleren en bij de bron kunt solliciteren. Wees voorzichtig als een vacature je vraagt iets te betalen, ongewoon veel geld belooft voor weinig moeite, bij de eerste stap gevoelige persoonsgegevens wil hebben, of afkomstig is van een persoonlijk e-mailadres in plaats van een bedrijfsdomein. Voelt er iets niet goed, houd je documenten dan achter tot je het zeker weet.

Maak van wat je hebt gelezen daarna je sollicitatie. Breng het terug tot de drie of vier kernbehoeften, de exacte woorden die de vacature daarvoor gebruikt, en voor elke behoefte één voorbeeld uit je eigen ervaring. Gebruik die woorden, waar ze eerlijk van toepassing zijn, bovenaan je cv en in je bericht aan de werkgever, en controleer met de cv-check hoe je bestand gelezen wordt voordat je het verstuurt. Voor de operationeel coördinator hierboven kan dat betekenen dat je begint met het factuurproces dat je bij je vorige baan op orde hebt gebracht, en niet met de gedeelde schijf die je netjes hield.

Bewaar de vacaturetekst wanneer je solliciteert, want vacatures worden aangepast of offline gehaald, en noteer de datum, de versie van je cv die je stuurde en met wie je contact hebt gehad. De tracker bewaart dit allemaal op je eigen apparaat, zodat je vóór een gesprek de exacte formulering kunt teruglezen. Dit is een vaardigheid die met oefening snel beter wordt: lees vijf of zes vacatures voor functies die je zou kunnen willen, bijvoorbeeld uit remote vacatures of een zoekopdracht in je eigen stad, en schrijf voor elke vacature de samenvatting van één zin. Je ziet al snel hoe verschillend werkgevers hetzelfde werk beschrijven, en welke beschrijvingen je tijd waard zijn.